Das Speak up-Verfahren bei Fibox

Bei Fibox stehen Transparenz, Verantwortungsbewusstsein und ethisches Verhalten im Mittelpunkt unseres Handelns. Mit unserem Speak up-Verfahren geben wir Mitarbeitenden sowie externen Stakeholdern die Möglichkeit, Hinweise auf Fehlverhalten oder Verstöße gegen Richtlinien sicher und vertraulich zu melden – ohne Benachteiligung oder Vergeltungsmaßnahmen befürchten zu müssen.

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Warum es wichtig ist, Bedenken offen anzusprechen

Eine offene Speak up-Kultur spielt eine wichtige Rolle dabei, die Werte von Fibox zu wahren und unsere Mitarbeitenden sowie externen Stakeholder zu schützen. Wer mögliche Verstöße oder Fehlverhalten anspricht, stärkt Transparenz und Verantwortlichkeit. Gleichzeitig fördern wir damit ein sicheres und ethisches Arbeitsumfeld sowie eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Mitarbeitenden, Partnern und externen Stakeholdern.

Mitarbeitende von Fibox werden ermutigt, ethische Bedenken zunächst direkt mit ihrer Führungskraft oder der nächsthöheren Führungsebene zu besprechen.

Darüber hinaus stellt Fibox einen extern betriebenen Speak up-Kanal bereit. Über dieses Hinweisgebersystem können Mitarbeitende und Dritte vertraulich und – sofern gesetzlich zulässig – auch anonym Meldungen abgeben.

Zum Speak up-Kanal

Welche Anliegen, Vorfälle und Bedenken können gemeldet werden?

Meldungen können alle mutmaßlichen Verstöße gegen den Fibox Verhaltenskodex, interne Richtlinien sowie rechtswidriges oder unethisches Verhalten betreffen.

Wie können Anliegen, Vorfälle und Bedenken vorgebracht werden?

Wir empfehlen, Meldungen unter Angabe Ihres Namens einzureichen, da dies eine umfassendere Prüfung des Sachverhalts ermöglicht und wir Sie so über den Bearbeitungsstand informieren können.

Selbstverständlich können Meldungen auch anonym abgegeben werden, damit sich jede Person sicher fühlt, mögliche Missstände anzusprechen.

Über den folgenden Link gelangen Sie zum externen Speak up-Kanal zur Meldung von Anliegen, Vorfällen und Bedenken:

Zum Speak up-Kanal

Nach Eingang Ihrer Meldung erhalten

Nach Eingang Ihrer Meldung erhalten Sie innerhalb von sieben Tagen eine Bestätigung. Innerhalb von drei Monaten informieren wir Sie außerdem über den Fortschritt der Bearbeitung. Diese Rückmeldung enthält Informationen über bereits ergriffene oder geplante Maßnahmen – selbstverständlich unter Einhaltung der gesetzlichen Vertraulichkeitsanforderungen.

Was passiert nach Abgabe einer Meldung?

Der Schutz der Privatsphäre und Sicherheit unserer Mitarbeitenden und externen Stakeholder hat für Fibox höchste Priorität. Deshalb arbeiten wir mit Whistleblower Partners zusammen. Die Erstbearbeitung eingehender Meldungen erfolgt durch unseren externen Dienstleister.

Nach Eingang einer Meldung wird zunächst geprüft, ob diese in den Geltungsbereich des Speak up-Kanals fällt.

Liegt die Meldung im Geltungsbereich des Speak up-Kanals, wird sie innerhalb unserer Organisation an den Global HR Business Partner und/oder den Head of Group weitergeleitet.
Fällt die Meldung nicht in den Geltungsbereich des Speak up-Kanals, erhält die hinweisgebende Person Informationen dazu, an welche Stelle innerhalb der Organisation sie sich stattdessen wenden kann.

Wie werden Meldungen untersucht?

Unter Berücksichtigung der Empfehlung unseres externen Partners entscheidet Fibox über die erforderlichen Maßnahmen zur Durchführung einer Untersuchung.

Die mit der Untersuchung betraute Person handelt unabhängig und darf keinem Interessenkonflikt im Zusammenhang mit der Meldung oder dem betroffenen Sachverhalt unterliegen.

Auf Grundlage der Untersuchungsergebnisse entscheidet das zuständige Fibox-Management über notwendige Korrektur- und Disziplinarmaßnahmen.

Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen

Fibox verpflichtet sich, Personen zu schützen, die Meldungen in gutem Glauben abgegeben haben. Niemand darf aufgrund einer Meldung benachteiligt werden oder Vergeltungsmaßnahmen erfahren.

Hinweise auf mögliche Vergeltungsmaßnahmen werden ernst genommen und entsprechend untersucht.

Fibox Verhaltenskodex

Der Fibox Verhaltenskodex unterstützt und begleitet Entscheidungen und Handlungen innerhalb der Fibox Group. Ergänzende Betriebsanweisungen stellen sicher, dass Mitarbeitende und Partner der Fibox Group ein gemeinsames Verständnis der Regeln und Prinzipien haben, die unser Handeln leiten.