Fibox-procedures voor het melden van misstanden

Bij Fibox hechten we veel waarde aan transparantie, verantwoordelijkheid en ethisch handelen. Onze “Speak Up-procedure” stelt medewerkers en externe belanghebbenden in staat op een veilige manier, zorgen over wangedrag of overtredingen van beleid te melden, zonder angst voor represailles.

Fibox_14102026_0012_web - code of conduct

Speak up bij Fibox

Het melden van zorgen speelt een essentiële rol bij het uitdragen van de waarden van Fibox en het beschermen van onze medewerkers en externe belanghebbenden. Door mogelijke misstanden te melden, helpt u een cultuur van verantwoordelijkheid te behouden en draagt u bij aan een veilige en ethische werkomgeving en samenwerking met externe belanghebbenden.

Medewerkers van Fibox worden aangemoedigd om hun ethische zorgen in de eerste plaats te melden bij hun leidinggevende of de leidinggevende van hun leidinggevende.

Naast het bovenstaande biedt Fibox een Speak up-kanaal, gehost door een externe dienstverlener, waarmee medewerkers en derden zorgen vertrouwelijk kunnen melden en, indien toegestaan door lokale wet- en regelgeving, anoniem.

Ga naar het Speak up-kanaal

Welke zaken kunnen worden gemeld?

Met ethische zorgen bedoelen we elke vermoedelijke schending van de Fibox Code of Conduct of het beleid daarvan, evenals elk onwettig of onethisch gedrag.

Hoe wordt een melding gedaan?

Wij moedigen u aan om te melden met uw naam, omdat dit een grondiger onderzoek mogelijk maakt en u zo op de hoogte houdt van de voortgang. Anonieme meldingen worden echter ook geaccepteerd om ervoor te zorgen dat iedereen zich veilig voelt om zorgen te uiten.

Klik op de onderstaande link om toegang te krijgen tot het externe incidentmeldingskanaal van Speak up:

Ga naar het Speak up-kanaal

Na het indienen van een melding

Na het indienen van een melding ontvangt u binnen zeven dagen een bevestiging en binnen drie maanden een update over de voortgang. Deze terugkoppeling bevat informatie over de genomen of geplande maatregelen, met inachtneming van wettelijke vertrouwelijkheidsvereisten.

Wat gebeurt er nadat ik een melding heb gedaan?

Ons bedrijf neemt de privacy en veiligheid van onze medewerkers en externe belanghebbenden zeer serieus. Daarom werken wij samen met Whistleblower Partners. De eerste verwerking van elke ontvangen melding wordt uitgevoerd door onze externe dienstverlener, Whistleblower Partners.

Wanneer een melding wordt ontvangen, wordt beoordeeld of de melding binnen de reikwijdte van het Speak up-kanaal valt.
Als de melding binnen de reikwijdte van het Speak up-kanaal valt, ontvangt binnen onze organisatie de Global HR Business Partner en/of Head of Group de melding.

Als een melding buiten de reikwijdte van het Speak up-kanaal valt, ontvangt de melder aanwijzingen waar hij/zij de betreffende kwestie binnen de organisatie wél kan aankaarten.

Hoe wordt de kwestie onderzocht?

Met inachtneming van de aanbeveling van onze externe partner besluit Fibox welke maatregelen nodig zijn om een onderzoek uit te voeren. De persoon die verantwoordelijk is voor het onderzoek is onafhankelijk en er mag geen belangenconflict bestaan met de betreffende melding of het onderwerp. Op basis van de uitkomst van het onderzoek besluit het relevante management van Fibox over de noodzakelijke corrigerende en disciplinaire maatregelen.

Geen represailles

Fibox zet zich in om personen te beschermen die te goeder trouw meldingen hebben gedaan en ervoor te zorgen dat zij geen represailles ondervinden vanwege hun melding. Elke mogelijke vorm van represailles wordt serieus genomen en passend onderzocht.

Fibox Gedragscode

Het doel van de Fibox Code of Conduct is het ondersteunen en begeleiden van de keuzes en beslissingen binnen de Fibox Group. Met de werkinstructies zorgen we ervoor dat alle medewerkers en partners van de Fibox Group een eenduidig begrip hebben van de regels en kernwaarden die richting geven aan wat we doen.