Unsere Speak up-Verfahren

Willkommen auf der Speak up-Seite von Fibox!

Wir bei Fibox legen in all unseren Unternehmensbelangen großen Wert auf Transparenz, verantwortungsvolles Handeln und ethisches Verhalten. Über das Speak up-Verfahren können Mitarbeiter und externe Stakeholder (d. h. Kunden, Geschäftspartner und Lieferanten) ihre Bedenken über unethische Verhaltensweisen, Fehlverhalten bzw. Verstöße gegen die Unternehmensrichtlinien melden, ohne Vergeltungsmaßnahmen befürchten zu müssen. Diese Seite dient als Leitfaden für unsere Speak up-Richtlinie und das Meldeverfahren.

Warum es so wichtig ist, Dinge offen anzusprechen

Die Qualität unserer Speak up-Kultur (was bedeutet, Missstände und Fehlverhalten offen ansprechen zu können, ohne Vergeltungsmaßnahmen befürchten zu müssen) entscheidet darüber, ob die Werte von Fibox aufrechterhalten bleiben und der Schutz unserer Mitarbeiter und externen Stakeholder gewährleistet ist. Dadurch, dass Sie mögliches Fehlverhalten ansprechen, tragen Sie zu einer Kultur der Verantwortlichkeit, einem sicheren und ethischen Arbeitsumfeld sowie einer integren Partnerschaft mit externen Akteuren bei.

Unsere Speak up-Kanäle

Mitarbeiter von Fibox werden dazu ermutigt, ihre ethischen Bedenken in erster Linie ihren Vorgesetzten bzw. den Vorgesetzten ihrer Vorgesetzten gegenüber vorzubringen. Berichte und Bedenken können auch dem für Personal- und Unternehmenskultur- sowie dem für ESG (Umwelt-, Gesellschafts- und Unternehmensführungs-) -Belange zuständigen EVP vorgelegt werden.

Abgesehen davon bietet Fibox einen von einem externen Dienstleister betriebenen „Speak up-Kanal“ an, der es Mitarbeitern und Dritten ermöglicht, ihre Bedenken vertraulich und anonym vorzubringen, sofern dies nach den örtlichen Gesetzen und Vorschriften zulässig ist.

Welche Anliegen, Vorfälle und Bedenken können gemeldet werden?

Wenn wir von ethischen Bedenken sprechen, meinen wir damit alle mutmaßlichen Verstöße gegen den Fibox Verhaltenskodex bzw. alle damit verbundenen Richtlinien sowie jegliches ungesetzliche oder unethische Verhalten..

Wie können Anliegen, Vorfälle und Bedenken vorgebracht werden?

Wir ermutigen Sie dazu, Ihren Namen anzugeben, denn dies ermöglicht eine gründlichere Untersuchung und erlaubt es uns, Sie über den Fortgang der Untersuchungen auf dem Laufenden zu halten. Aber auch anonyme Meldungen werden entgegengenommen, damit Bedenken jederzeit mit einem guten und sicheren Gefühl vorgebracht werden können.

Klicken Sie auf den unten stehenden Link, um den Speak up-Kanal zur Meldung von Anliegen, Vorfällen und Bedenken aufzurufen:

Speak up-Kanal

Nach Übersendung einer Meldung erhalten Sie innerhalb von sieben Tagen eine Bestätigung und innerhalb von drei Monaten eine Rückmeldung über den Fortgang der Untersuchungen. Diese Rückmeldung enthält Informationen über die ergriffenen oder geplanten Maßnahmen, wobei die gesetzlichen Vertraulichkeitsanforderungen jederzeit eingehalten werden.

Was geschieht, nachdem ich eine Meldung eingereicht habe?

Unser Unternehmen nimmt den Datenschutz und die Sicherheit seiner Mitarbeiter und externen Stakeholder sehr ernst. Deshalb ist Fibox eine Partnerschaft mit „Whistleblower Partners“ eingegangen, was bedeutet, dass die Erstbearbeitung aller eingegangenen Meldungen durch unseren externen Dienstleister „Whistleblower Partners“ erfolgt.

Bei Eingang einer Meldung wird zunächst geprüft, ob diese in den Bereich des Speak up-Kanals fällt.

Sollte das der Fall sein, erhält der Fibox Group CFO und/oder der für Personal- und Unternehmenskultur- sowie der für ESG (Umwelt-, Gesellschafts- und Unternehmensführungs-) -Belange zuständige EVP den betreffenden Bericht.

Fällt eine Meldung nicht in den Bereich des Speak up-Kanals, erhält der Betreffende eine Rückmeldung darüber, an wen er sich bei Fibox mit seiner Anliegen wenden kann.

Wie wird der Angelegenheit nachgegangen?

Gemäß der Empfehlung unseres externen Dienstleisters entscheidet Fibox darüber, welche Maßnahmen bei der Durchführung einer Untersuchung im jeweilen Fall erforderlich sind. Die mit der Untersuchung beauftragte Person muss unabhängig sein, und es darf kein Interessenkonflikt in Bezug auf den betreffenden Bericht oder die Meldung des jeweiligen Anliegens, Vorfalls bzw. Bedenkens bestehen. Auf Basis des Ergebnisses der betreffenden Untersuchung entscheidet die zuständige Fibox-Leitung über die jeweils zu ergreifenden Korrektur- und Disziplinarmaßnahmen

Nicht-Vergeltung

Fibox verpflichtet sich, alle Personen zu schützen, die in gutem Glauben eine Meldung einreichen, und stellt sicher, dass sie dafür nicht mit Vergeltungsmaßnahmen rechnen müssen. Jeder Fall möglicher Vergeltung wird ernst genommen und angemessen untersucht.